Glosario de Terminos David y Goliat Tribulaciones de un Director de Proyectos

GLOSARIO DE TÉRMINOS
David y Goliat: las tribulaciones de un director de proyecto

Arranque operativo de un proyecto:

Es el lanzamiento o comienzo de operaciones de un proyecto se establece en una reunión la cual puede tener dos variantes:

a) Internamente a la empresa.
En esta tipo de junta se buscan los siguientes objetivos:
1. Establecer un avance en la definición de la matriz de responsabilidades incluyendo las responsabilidades exteriores.
2. Comunicar a los participantes los objetivos del proyecto.
3. Conseguir el apoyo del equipo hacia el director.
4. Explicar el alcance del proyecto.
5. Explicar los fundamentos del sistema de calidad.
6. Establecer los puntos críticos del proyecto.
7. Establecer procedimientos básicos para el plan de comunicación del proyecto.


b) De la empresa con uno o varios de sus contratistas.
Como aspectos a tener en cuenta se pueden citar:
1. Debe establecerse plan de comunicación.
2. Definir el alcance de los trabajos.
3. Fijar los hitos más significativos del contrato.
4. Establecer los precios unitarios.
5. Recordar lo establecido respecto a certificaciones.
6. Motivar al contratista a que presente la mayor lealtad y transparencia.
7. Recordar las normas de calidad establecidas.
8. Correlacionar los organigramas de ambas partes.
9. Arbitrar un procedimiento de comunicación del cambio en el organigrama de alguna de las partes.
10. Hablar sobre los riesgos del proyecto.

En el caso de varios contratistas no se recomienda llevar a cabo este tipo de juntas a menos que se tenga plena seguridad de que el resultado será positivo.

Avance:

Medición del progreso del proyecto. Este se expresa por el cociente entre el costo previo o el realizado y el costo estimado total. Si se agregan los costos unitarios el avance físico se convierte en avance en costo.

Camino crítico:

Conjunto de actividades de una planificación, ligadas entre si que constituyen la trayectoria más larga entre todas las posibles.

Características de los objetivos de un proyecto:

• Cuantificables.
• Des-agregables.
• Realistas.
• Caducables.
• Omnipresentes.
• Permanentes.
• Jerarquizados.
• Independientes del entorno.

Carga de trabajo:

Histograma en el que se reflejan los periodos de tiempo, en abscisas y el volumen de recursos en ordenadas.

Cierre:

Proceso mediante el cual se finaliza de forma ordenada el trabajo realizado y se deja constancia en los archivos y a través del sistema de gestión del conocimiento de la empresa de la experiencia adquirida.



Cierre tecnológico:

Tiene dos vertientes:

La relativa a los procesos de gestión del proyecto. En esta se debe considerar la forma en que se ha realizado la gestión a través de los documentos más importantes.

La focalizada en los aspectos puramente tecnológicos. En esta se debe recopilar la información que haya sido novedosa en el sentido tecnológico ya sea por haber desarrollado un nuevo método o la implantación de una nueva tecnología.

Coartada:

Excusa buscada por alguien para justificar que no ha entregado un trabajo a tiempo o que su costo ha sido mayor el previsto. Suele estar propiciada por que esa persona o empresa no ha recibido a tiempo la documentación o materiales que necesita para realizar su trabajo.

Contingencia:

Provisión realizada para afrontar las consecuencias de los riesgos de un proyecto sobre el incumplimiento de los objetivos. Puede ser de plazo o de costo.

Control:

Proceso básico durante el cual se comparan los resultados reales con los resultados previstos evaluando las alternativas e implementando las acciones correctoras apropiadas.





Control de la planificación:

Revisión periódica de la planificación realizada tomando datos reales de los trabajos realizados que se comparan con lo previsto. Como consecuencia de esta revisión:

• Detectaremos la situación de cada una de las actividades en plazo, adelantada o retrasada.
• Emitiremos avisos recordatorios a los diferentes suministradores que estén trabajando en el proyecto.
• Estudiaremos la posibilidad de acortar plazos en el conjunto del proyecto.
• Prepararemos los informas con el contenido y frecuencia que se haya establecido en el procedimiento inicial.

Control de los cambios:

Mecanismo que permite realizar la monitorización, seguimiento y control de los cambios que se originen un proyecto que afecten a los parámetros del mismo.

Control presupuestario:

Puede realizarse un control presupuestario de un proyecto mediante una tabla en la que se puede observar los cambios realizados a una parte del proyecto o a todo y que generen cambios en el precio total de venta.

Cuadro de mando:

• Información resumida de la situación del proyecto. Debe contener información acerca de los siguientes conceptos:
• Recursos.
• Trabajo realizado según lo planeado.
• Calidad del trabajo.
• Avance del proyecto previsto y real a la fecha.
• Costo actualizado del proyecto y su comparación con el inicial.
• Rentabilidad del proyecto.
• Máxima exposición al riesgo.
• Valor probable del riesgo del proyecto.

Es conveniente agregar notas de forma confidencial o de acceso restringido como:

• Decisiones inmediatas a tomar por el cliente.
• Circunstancias externas.
• Situación que se alcanzara si no se toman medidas correctoras.
• Actitudes del personal involucrado.
• Cohesión y grado de eficacia de este equipo.

Detección de un proyecto:

Se puede realizar de 2 formas:

• A través de contactos personales o institucionales.
• A través de una gestión comercial en la que es preciso tener una base de datos que identifique los siguientes parámetros de los potenciales clientes:
1. País en el que está el proyecto.
2. Sector productivo en el que está ubicado.
3. Tipo de oferta que habrá que enviar.
4. Fuente de información.
5. Fuente de financiamiento del proyecto.
6. Interés de la compañía en el proyecto.
7. Precio estimado de venta y margen esperado.
8. Probabilidad de conseguirlo.
9. Valor probable del margen a alcanzar = valor estimado para el margen del proyecto x probabilidad de conseguirlo.

Entorno Multi-proyecto:

Para gestionar este entorno se deben establecer ciertas normas:
• Que los problemas que afecten a varios proyectos se traten en un determinado foro.
• Que todos los proyectos de un mismo cliente tengan un responsable comercial único.
• Que todos los proyectos de un mismo sector a área de negocio dependan de un departamento único.

Equipo de Trabajo:

Un pequeño número de personas con habilidades complementarias con propósitos y objetivos comunes que son cuantificables para el conjunto. Las principales características de un equipo de trabajo son:
• Confían unos en otros y se apoyan.
• Se expresan abiertamente los sentimientos.
• Se resuelven los conflictos que se presentan.
• Se comparte la información.

Estructura de desagregación del proyecto:

Descomposición lógica y sistemática del proyecto en sus elementos consecutivos, sean tangibles o intangibles, que esta orientada hacia el producto final.

Fase de alegría:

Se presenta al principio de los proyectos cuando no estamos preocupados por los costos y los plazos; por el contrario, estamos contentos porque vamos a empezar un proyecto nuevo. Aquí es fácil que el proyecto pierda su horizonte y se desvíe de sus objetivos.

Holgura:

Hay dos clases diferentes:

• Total.- Lo que se puede retrasar una actividad sin que se altere la duración total del proyecto.

• Libre.- Lo que se puede retrasar una actividad sin que quede afectada ninguna otra actividad del proyecto.

Informe de Avance:

Los criterios que se deben fijar son los siguientes:

• Tiene que estar hecho de acuerdo con los deseaos del cliente.
• Cuando el cliente no tiene experiencia se debe partir de un informe estándar.
• El contenido mínimo del informe tiene que estar estructurado en los siguientes capítulos:
1. Resumen ejecutivo.
2. Seguridad y salud.
3. Situación de las áreas del conocimiento.
4. Análisis de la situación indicando los puntos críticos existentes.
5. Anexos.
• Debe acordarse el compromiso de entregarlo no más tarde de determinada fecha.
• En la misma línea debe planificarse un reunión con el cliente unos días después de la entrega.
• Debe servir para comparar lo realizado con lo previsto.
• No debe ser excesivamente voluminoso.

Informe de gestión:

Es complementario del informe de avance y contiene, por encima de él, los datos que son internos de la empresa como los costos y ciertos análisis con respecto a las actuaciones de determinados actores en el proyecto.

Ingeniero de proyecto:

Persona que cubre las posibles ausencias del director de proyecto, ostentando su representación ante el cliente y la propia empresa, y en quien el director delega parte de sus trabajos.

Iniciación:

Proceso durante el cual se decide y autoriza el comienzo del proyecto.
Listado de actividades pendientes:

Tabla que contiene las actividades pendientes de realizar.

Matriz de cuantificación del riesgo:

Tabla que contiene los riesgos que se pueden presentar en un proyecto evaluando su impacto económico, la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos y, como consecuencia, su probable valor.

Matriz de responsabilidades:

Tabla de doble entrada en la que se relacionan los responsables y las funciones de un proyecto.

Micromanagement:

Forma de dirección en la que se trabaja tan al detalle en los problemas que surgen que acaba realizándolos uno mismo en lugar de dirigiéndolos. No recomendable.

Paquete de trabajo:

Unidad más pequeña en la que se puede dividir un proyecto, de tal manera que el mismo se pueda gestionar razonablemente de una forma independiente, como si fuera un pequeño proyecto.

Para dividir los paquetes de trabajo de deben considerar los siguientes criterios:
1. Deben ser codificados inequívocamente.
2. Perfectamente definidos.
3. Los más homogéneos posible.
4. No deben tener roturas entre si las actividades que los constituyen.
5. Ser hechos por un mismo equipo.
6. El conjunto de los paquetes de trabajo debe comprender el proyecto entero.
7. Debe orientarse hacia los productos finales.
8. Debe evitarse la división basada en funciones.
9. Debe tener peso dentro del total del proyecto.
10. Se debe tener en cuenta que los paquetes resultantes sean más fáciles de asignar.
11. Su duración no debe ser mayor a la de un periodo de información.

Plan de proyecto:

Es un resumen del proyecto en el que deben estar incluidas las contestaciones a cualquier pregunta que se pueda presentar durante su desarrollo, relativas a cómo hay que actuar en determinadas circunstancias.

Plan de puntos de inspección:

Plan en el que quedan reflejadas las diferentes inspecciones a realizar para un determinado suministro en el proyecto, indicando como mínimo, la empresa a inspeccionar, el objeto de la inspección, la fecha y el tipo de ensayo.

Planificación:

Proceso en virtud del cual se ubican en el tiempo las actividades necesarias para desarrollar un proyecto.

Programación de referencia:

Intermedia entre la de tiempos más tempranos y mas tardíos , que se obtiene al tener en cuenta las restricciones de recursos, personas y medios materiales, que tiene el proyecto.

Realización:

Proceso durante el cual se coordinan todos los esfuerzos necesarios para cumplir las previsiones de la planificación.

Reuniones de operaciones:

Foro en el que se pueden tratar los problemas de los proyectos, en particular aquellos que aparecen cuando un proyecto entra en conflicto con otros.
Riesgo:

Condición o evento incierto que, si ocurre, tiene un efecto (positivo o negativo) en los objetivos del proyecto.

Sistema de gestión del conocimiento:

Base de datos de una empresa en la que se recogen sus conocimientos explícitos a través de los documentos generados en los proyectos, e implícitos o tácitos, que los tienen las personas y que necesitan de una elaboración adecuada para incorporarlos al sistema.

Umbral:

Valor predeterminado para un indicador de control de la gestión del proyecto.

Valor ganado:

Cantidad de proyecto realizada a una determinada fecha. Es lo que hemos ganado a la previsión del proyecto que tenemos en ese momento.